Políticas y Procedimientos de la Oficina
Este aviso describe cómo se puede usar y divulgar su información médica (salud mental) y cómo puede tener
acceso.
Por favor revíselo cuidadosamente.
La clínica de la Dra. Brenda L. Ortiz está comprometida con la confidencialidad. La información
de salud personal (PHI, por sus siglas en inglés) permanece confidencial y no se compartirá sin
su consentimiento por escrito. Sin embargo, hay circunstancias en las que la ley exige que los
profesionales de la salud mental divulguen la PHI. En tales situaciones, su profesional de la salud mental no está
obligado a informarle de sus acciones. Tenga en cuenta lo siguiente, que incluye algunas pero no
todas las excepciones a la confidencialidad.
La confidencialidad no se aplica cuando hay conocimiento de un daño potencial para uno mismo
o para otros. Es posible que el/la profesional de la salud mental deba comunicarse con un miembro de la familia, servicios
de emergencia, servicios que tengan que velar por su seguridad o la policía para garantizar su protección y seguridad
y/o la de los demás.
La confidencialidad no se aplica cuando hay conocimiento de sospecha de abuso/negligencia hacia niños/as o la persona adulta mayor.
La confidencialidad no se aplica a los casos que involucran procesos penales, excepto las
comunicaciones de una persona que participa voluntariamente en un programa de abuso de
sustancias.
Un profesional de la salud mental puede revelar información confidencial en los procesos
iniciados por un cliente en contra de dicho profesional.
La confidencialidad puede no aplicarse en casos que involucren procedimientos legales que
involucren la relación padre-hijo/a.
La Dra. Brenda L. Ortiz Matos hará todo lo posible para mantener su PHI lo más privada posible
y solo divulgará lo que sea necesario en las situaciones anteriores.
Las compañías de seguros y las compañías de atención administrada requieren la siguiente PHI
antes de considerar el reembolso: diagnóstico, síntomas, objetivos del tratamiento, pronóstico y
evaluación del progreso. Dichas empresas también mantienen el derecho a tener una copia de sus
registros. Se obtendrá su autorización por escrito al inicio del tratamiento.
Para brindar una atención excepcional, a menudo es necesario comunicarse con sus otros
proveedores que pueden ayudar a completar su historial biopsicosocial. La recopilación de
información de fuentes seleccionadas, incluida su familia y/o su pareja, puede proporcionar la
evaluación más precisa de sus necesidades actuales. Se obtendrá su permiso antes de contactar a
alguien fuera de la oficina, con las excepciones de las circunstancias enumeradas anteriormente
donde no se aplica la confidencialidad.
El personal de la oficina de la clínica de la Dra. Brenda L. Ortiz también puede tener acceso a
su PHI con el fin de programar, mantener registros médicos, tomar mensajes y comunicarse con
las compañías de seguros para autorización previa y reembolso de reclamos. Todo el personal
debe firmar un acuerdo de no divulgación y completar el adiestramiento antes de trabajar con PHI
para garantizar que su información se maneje de manera adecuada y se mantenga confidencial.
Usos y divulgaciones que requieren su autorización
Todos los usos y divulgaciones que no sean los enumerados anteriormente solo se realizarán con
su autorización por escrito. Puede revocar su autorización enviando un aviso por escrito a: bortiz@clinicabrendaortiz.com o entregándolo personalmente en la oficina. Su revocación será efectiva a
partir de la fecha de recepción de nuestra notificación por escrito.
Sus derechos de información de salud
Tiene derecho a:
Solicitar una restricción de ciertos usos y divulgaciones de su información.
Específique la
restricción solicitada y a quién desea que se aplique la restricción.
La clínica de la Dra. Brenda
L. Ortiz no está obligado a aceptar la restricción solicitada;
Obtener una copia impresa de este Aviso de Prácticas de Privacidad previa solicitud;
Inspeccionar y obtener una copia de su expediente médico mientras lo mantengamos;
Modificar su expediente médico, según las circunstancias;
Solicitar comunicaciones de su PHI por medios alternativos o en ubicaciones alternativas;
Revocar su autorización para usar o divulgar PHI, excepto en la medida en que ya se hayan
tomado medidas;
Recibir una cuenta de divulgaciones de su PHI no relacionadas con pagos o tratamientos.
Obligaciones
La clínica de la Dra. Ortiz está obligada a:
Mantener la privacidad de su PHI;
Proporcionarle este aviso y sus obligaciones legales y prácticas de privacidad con respecto a su
PHI;
Cumplir con los términos de este aviso;
Notificarle si no podemos aceptar una restricción solicitada sobre cómo se usa o divulga su
información;
Acomodar solicitudes razonables para comunicar PHI por medios alternativos o a ubicaciones
alternativas;
Obtener su autorización por escrito para usar o divulgar su PHI por motivos distintos a los
enumerados anteriormente y permitidos por la ley.
La Clínica de la Dra. Brenda L. Ortiz se reserva el derecho de cambiar sus prácticas de
información y hacer efectivas las nuevas disposiciones para toda la PHI protegida que mantiene.
Los avisos revisados estarán disponibles para las personas cubiertas por la clínica dentro de los
60 días de una revisión del material.
Llamadas telefónicas
El número de teléfono de la oficina es 787-469-4875.
Utilice este número para todos los asuntos
de rutina, incluidos los cambios de citas, la programación y las solicitudes de cartas/papeleo. Su
llamada puede ser dirigida al correo de voz, en cuyo caso se hará todo lo posible para devolver
su llamada de manera oportuna (dentro de 1 a 2 días hábiles).
Para problemas urgentes que
requieren atención inmediata, incluidas las preocupaciones por la seguridad, llame al 911, a la
línea PAS 1-800-981-0023, si tiene pensamientos suicidas al 988 o diríjase directamente a la sala
de emergencias más cercana.
Los ejemplos de una emergencia clínica incluyen el inicio de
pensamientos suicidas nuevos o agudos, comportamientos de alto riesgo o reacciones a
medicamentos que amenazan la vida.
Comunicación electrónica/portal del paciente
Se le invitará a utilizar el portal del paciente para firmar documentos y pagar su factura.
También
tendrá la capacidad de enviar un correo electrónico a su terapeuta en una interfaz segura basada
en la web que está encriptada, cumple con HIPAA y automáticamente forma parte de su registro
médico.
Comunicación electrónica/portal del paciente:
Se le invitará a utilizar el portal del paciente para firmar documentos y pagar su factura.
También
tendrá la capacidad de enviar un correo electrónico a su terapeuta en una interfaz segura basada
en la web que está encriptada, cumple con HIPAA y automáticamente forma parte de su expediente clínico.
** POR FAVOR,
NO se comunique con su terapeuta a través de SMS (texto) si necesita una
intervención terapéutica; solicite una cita enviando un correo electrónico o llamando al 787-469-4875, o esperando hasta la hora de su cita ya
programada .
Las comunicaciones electrónicas se controlarán únicamente durante el horario de servicio. El horario de servicio es de lunes a viernes de 8:30 a.m. a 5:30 p.m y sábado de 9:00 a.m a 3:00 p.m. Si
tiene un asunto urgente, llame al 911 o diríjase al hospital más cercano.
Redes sociales
Hacerse amigo/a de un terapeuta en las redes sociales puede exponer su relación profesional y
socavar su privacidad.
Esta política de redes sociales sirve como su notificación de que estar
vinculado como amigo/as o contactos en estos sitios puede comprometer su confidencialidad y
su respectiva privacidad.
Como en cualquier otro contexto público, usted tiene control sobre su
propia descripción de la naturaleza de su relación con su profesional de la salud mental o terapeuta, si elige revelar la
relación profesional. Por ejemplo, si su terapeuta lo vio en la iglesia o la escuela y usted lo ignoró, seguiría su ejemplo y hará lo mismo.
Si le presenta a su terapeuta a sus
amigos/as, su terapeuta estará de acuerdo con su descripción de cómo los conoce.
Su terapeuta
no confirmará ni negará ninguna relación profesional en ningún sitio de
red social.
Su terapeuta se reserva el derecho de interrumpir cualquier conexión a la red social
sin previo aviso, y nuestra clínica lo alienta a que haga lo mismo. Desaconsejamos el uso de
sitios de redes sociales para cualquier comunicación sobre nuestra relación terapéutica, incluidos
los problemas de programación, debido a la falta de protección de la privacidad.
Además, ver sus
actividades en línea sin su consentimiento y sin nuestro acuerdo explícito con un propósito
específico podría tener una influencia negativa en su relación terapéutica.
Si hay cosas de su vida
en línea que desea compartir con su terapeuta, tráigalas a nuestras sesiones donde pueden verlas
y explorarlas juntos durante la hora de terapia.
Fanning / Likeing Page puede implicar aprobación
La clínica tiene una página de Facebook que permite a las personas compartir publicaciones de
blog y practicar actualizaciones con otros usuarios de Facebook.
Toda la información compartida
en esta página está disponible en el sitio web.
Le invitamos a ver la página de Facebook, leer y/o
compartir artículos publicados allí y comentarlos. Sin embargo, las referencias de otros clientes
son una de nuestras mejores fuentes de negocios.
El sitio web, la página de fans de Facebook y
Twitter están destinados a que otros/as sepan quiénes somos y facilitar la recomendación de
personas que crea que se beneficiarían de nuestros servicios.
Las páginas de la clínica de la Dra.
Ortiz no confirmarán ni negará ninguna relación profesional entre clientes en ningún sitio de red
social.
Esta política de redes sociales se construyó para informarle sobre los riesgos que implica
asociarse en una red social.
Solicitud de expedientes
Con su consentimiento por escrito, su profesional de la salud mental proporcionará una carta de resumen sobre el
progreso de las sesiones a las personas que soliciten acceder a los expedientes clínicos.
Sin
embargo, no se distribuirán copias de sus expedientes a otras partes para mantener la
confidencialidad de la información del cliente.
Si desea ver su expediente, su terapeuta revisará el registro con usted en persona.
Si cree que hay inexactitudes en su expediente clínico, puede
solicitar que se modifique escribiendo una carta solicitando que se corrijan las
inexactitudes específicas.
Si su terapeuta cree que el registro es exacto, no se modificará su
expediente, pero se agregará una nota con su inquietud.
Cartas/Formularios
Los clientes solicitan con frecuencia formularios, cartas e informes para la escuela, el trabajo, el
seguro, la discapacidad y/o el tratamiento. Si el tiempo lo permite, se completarán
formularios breves durante el tiempo asignado para su cita. Los formularios o cartas simples que
requieran 5 minutos o menos se pueden hacer fuera de la cita.
Los formularios o cartas más
largos pueden requerir una cita o una tarifa adicionales (si se paga por cuenta propia).
La Dra. Brenda L Ortiz Matos, NO participa de ningún proceso legal o consultoría para otras
entidades sino ha sido previamente contratado, ya que el servicio rutinario solicitado es terapéutico o de desarrollo de destrezas
biopsicosociales.
Si usted se encuentra en un proceso legal o tiene la intención de comenzar uno,
le recomendamos discutirlo antes de iniciar un proceso terapéutico para acordar el contrato o puede contactar a un psiquiatra, psicólogo o trabajador social clínico o forense que preste ese servicio.
Seguro de salud/tarifas
En la clínica, no todos los planes médicos tienen contrato. Pregúnte antes de comenzar el servicio terapéutico. También puede comunicarse con su
aseguradora para identificar los y las terapeutas que están en su red de proveedores.
También, puede comunicarse con su
compañía de seguros para determinar si su plan incluye beneficios fuera de la red.
Deberá saber
si tiene beneficios fuera de la red, el monto del deducible para sus beneficios fuera de la red de
los que es responsable y el monto de reembolso en dólares para los siguientes códigos.
Evaluación inicial: 90791
Sesiones individuales: 90837
Sesión familiar: 90847
Sesión con familiar sin cliente: 90846
Terapia de pareja: 90847
Terapia de grupo: 90853
Se le dará un recibo por los servicios prestados para enviar a su compañía de seguros con toda la
información necesaria si decide pagar de su bolsillo.
El seguro que incluye beneficios fuera de la
red reembolsa del 20 al 90 % de las tarifas.
Responsabilidad financiera
El pago vence en el momento del servicio a menos que se hayan hecho otros arreglos financieros
antes del tratamiento.
Si tiene un deducible, es su responsabilidad pagarlo además de todos los
cargos incurridos que no estén cubiertos por su seguro.
Consulte las tarifas de no presentación y
la política de cancelación tardía para obtener explicaciones sobre las tarifas.
Política de cita de no presentación/cancelación tardía
Nos comprometemos a brindar un tratamiento adecuado a nuestros clientes.
Para hacer esto, es
necesaria la consistencia con la atención y las citas programadas regularmente. Mantenemos una
lista de espera de personas que necesitan atención urgente.
Por estos hechos, se aplica lo
siguiente:
Cualquier cita NO cancelada dentro de las 24 horas se considerará una cancelación tardía.
Cualquier cita cancelada tarde o cualquier cita que no se presente se evaluará con una tarifa
perdida de $20.00. Los cargos por mora son responsabilidad del cliente y no están cubiertos por
la compañía de seguros.
Cualquier tarifa debe pagarse en su totalidad antes de su próxima cita.
Se pueden hacer planes de pago por la tarifa.
Si no realiza un pago, no podrá programar su
próxima cita hasta que se hagan los arreglos.
3 citas canceladas tarde o no presentarse en un período de seis meses son motivo de terminación
del tratamiento.
Quejas o Preguntas
Nuestra clínica trabaja para garantizar que sus pacientes reciban la mejor atención posible.
Nosotros nos tomamos muy en serio sus preocupaciones y nos gustaría recibir información
adicional que nos ayude a revisar su solicitud.
Puede solicitar el Formulario de Quejas y
Querellas y completarlo presencialmente en nuestras oficinas o solicitar el envío a través de
correo electrónico para completarlo y devolverlo a bortiz@clinicabrendaortiz.com.
¡Gracias por elegir nuestros servicios!